株式会社レコードブックは、当社の提供するサービスにおける、個人情報（以下に定義される個人情報保護法第2条において定義される意味を有します。）及び特定個人情報(以下に定義されるマイナンバー法第2条第8項に定義される意味を有します。)(以下総称して「個人情報等」といいます。)を取扱う企業としての社会的責任を認識し、以下のとおりプライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます。）を定めます。

1. 法令等の遵守

   当社は、個人情報等を取り扱うにあたり、「個人情報の保護に関する法律」(以下「個人情報保護法」といいます。)、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（以下「マイナンバー法」といいます。）及びそれらの他の関係法令、ガイドライン及び本プライバシーポリシーを遵守いたします。なお、本プライバシーポリシーにおける用語の定義は、他に特段の定めのない限り個人情報保護法その他の関係法令の定めに従うものとします。

2. 個人情報等の取得
   1. 当社は、適正かつ公正な手段により個人情報等を取得するものとし、法令により例外として扱うことが認められている場合を除き、ご本人に対して、利用目的を予め明示若しくは公表し、又は取得後速やかに通知若しくは公表いたします。あらかじめ公表する個人情報の利用目的については、次項に定める「利用目的」をご覧ください。
   2. 当社が取得する個人情報等の範囲は、利用目的を達成するために必要な限度を超えないものとします。
   3. 当社は、要配慮個人情報を取得する場合は、法令により例外として扱うことが認められている場合を除き、予めご本人の同意を得るものとします。
3. 利用目的

   当社は取得した個人情報等を以下に定める利用目的のため、個人情報等を利用いたします。

   1. お客様（サービス利用者）から取得した個人情報等
      1. ①当社サービスの提供
      2. ②当社サービスに関する問い合わせ対応
      3. ③当社サービスに関する各種資料の送信・送付、告知及び情報提供
      4. ④当社サービスに関するキャンペーン及びイベント等のご案内
      5. ⑤アンケート調査及びその他の調査等の実施・活用
      6. ⑥当社サービスの提供に必要な打合せ
      7. ⑦行政への申請等の管理運営事務
      8. ⑧介護保険手続き及び請求事務処理
      9. ⑨当社サービスの評価・分析、顧客動向調査・分析及び市場調査
      10. ⑩当社サービス・商品の改良、新サービス・新商品の検討及び開発
      11. ⑪クレーム、紛争及び事故等の対応
      12. ⑫統計情報の作成・活用
      13. ⑬当社サービス提供に付随する一切の業務
      14. ⑭レコードブック事業（フランチャイズ事業含む）に係る一切の業務
   2. フランチャイズ事業における加盟店・加盟店候補者（各々役員・従業員含む）に関する個人情報等
      1. ①当社が開催する「レコードブックFC説明会」へのご案内
      2. ②レコードブックフランチャイズ加盟オーナー募集のためのパンフレット、ホームページ、広告の制作及びアンケート等の実施
      3. ③フランチャイズ事業の広告・宣伝・マーケティング活動の実施
      4. ④顧客動向等の調査分析
      5. ⑤レコードブックフランチャイズ店の開業に必要な各種準備業務、各種申請及び各種審査等
      6. ⑥各種アドバイス
      7. ⑦人材の出向・派遣手続き、労災保険手続き、面接その他人事上の手続
      8. ⑧統計情報の作成・活用
      9. ⑨フランチャイズ契約の締結及びフランチャイズ事業の実施・運営に必要な一切の業務のため
   3. 社員、採用応募者及び退職者並びにその家族等から取得した個人情報等
      1. ①採用関連情報の提供及び採用に関する業務
      2. ②雇用管理（出向・転籍を含む）に関する業務
      3. ③給与等の支払いに関する業務
      4. ④福利厚生等に関する業務
      5. ⑤健康管理等に関する業務
      6. ⑥退職後の諸手続き及び連絡等
      7. ⑦法令上必要な諸手続き及び連絡等
      8. ⑧上記のほか業務上必要な諸手続き及び連絡等
4. 安全管理措置

   当社は、ご本人の個人情報を正確かつ細心の内容に保つよう努めるとともに、不正なアクセス、改ざん、漏えい、滅失及び毀損から保護するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。当社が講じる安全管理措置には、次に掲げる事項が含まれます。

   • 個人情報等の取扱いに係る規程の整備

     取得、利用、保存、提供、廃棄等の段階ごとの取扱方法等について社内規程を整備しています。

   • 組織的安全管理措置

     個人情報等の取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人情報等を取り扱う従業員及び当該従業員が取り扱う個人情報等の範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。

   • 人的安全管理措置

     個人情報等の適正な取り扱いに関する事項を就業規則に記載するとともに、定期的な研修を実施しています。

   • 物理的安全管理措置

     個人情報等を取り扱う機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合のルールを整備しています。また、個人情報等を保管する場所を限定し、施錠、入退室制限等の措置を実施しています。

   • 技術的安全管理措置

     個人情報等へのアクセスの制御を実施し、アクセスできる従業員を限定しています。また外部からの不正アクセス行為等を防止する仕組みを導入しています。

5. 委託先の監督

   当社は、当社において実施している業務において、個人情報等の取扱いの全部又は一部を利用目的の範囲内で委託します。この場合において、当社は、個人情報等を適正に取り扱うと認められる者を選定し、委託契約において、安全管理、秘密保持、再委託の条件その他個人情報等の取扱いに関する事項について適正に定め、必要かつ適切な監督を実施します。

6. 第三者提供

   当社は、取得した個人情報等については、次の場合及びその他個人情報保護法等の法令に基づき開示が認められる場合を除くほか、予めご本人の同意を得ないで、第三者に提供いたしません。

   1. 法令に基づく場合
   2. 人の生命、身体又は財産の保護のために個人データの第三者提供の必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
   3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
   4. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
7. 共同利用

   当社は、当社グループ会社またはフランチャイズ加盟店との間で総合的なサービスを提供するために、利用目的の範囲内でお客様からお預かりした個人情報を共同利用させていただくことがあります。

   1. 共同利用する者の範囲

      当社、当社グループ会社ならびに当社とフランチャイズ契約を締結した各加盟店
      （https://iif.jp/company/info.html）

   2. 共同利用の目的
      • 本ポリシー「3.利用目的」と同様
      • グループ会社である株式会社インターネットインフィニティーのWEBソリューション事業に関する業務遂行のため（サービスの提供、サービスに関する問合せ対応、サービスに関するメールマガジン、サービスのご案内及び資料の送付、アンケート調査及びその他の調査等の実施・活用、キャンペーンの告知、モニターへの応募、プレゼント及びサンプル発送、介護相談への対応、医療・介護分野における調査・研究、CMOポイントの付与、記事コンテンツ作成のための取材対象者の募集、統計情報の作成・活用、その他WEBソリューション事業に係る一切の業務）
   3. 共同利用される個人データの項目

      お名前、ご住所、生年月日、電話番号その他の上記(2)の共同利用の目的に必要な範囲の事項

   4. 共同利用する個人情報の管理責任者

      ・株式会社レコードブック
      東京都千代田区二番町１１－１９　興和二番町ビル２階
      代表取締役　林　岳史

8. 保存期間

   当社は、利用目的に必要な範囲内でご本人の個人情報等の保存期間を定め、保存期間経過後又は利用目的達成後はご本人の個人情報等を遅滞なく消去します。ただし、次に掲げる場合には、この限りではありません。

   1. 法令の規定に基づき、保存しなければならないとき
   2. ご本人の同意があるとき
9. 個人情報の開示

   当社は、ご本人から、個人情報保護法の定めに基づき、個人情報等の開示を求められたときは、ご本人からのご請求であることを確認の上で、ご本人に対し、遅滞なく開示を行います（当該個人情報等が存在しないときにはその旨を通知いたします。）。ただし、個人情報保護法その他の法令により、当社が開示の義務を負わない場合は、この限りではありません。なお、個人情報等の開示を希望される場合は、当社が定める手続に従っていただく必要がありますので、当社のお問い合わせ窓口までご連絡ください。

10. 個人情報の開示
    1. 当社は、ご本人から、個人情報等が真実でないという理由によって個人情報保護法の定めに基づきその内容の訂正を求められた場合、及びあらかじめ公表された利用目的の範囲を超えて取り扱われているという理由により、個人情報保護法の定めに基づきその利用の停止を求められた場合、その他苦情などのお問い合わせがご本人からあった場合は、ご本人からのご請求であることを確認の上で遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、個人情報等の内容の訂正又は利用停止を行い、その旨をご本人に通知します。なお、合理的な理由に基づいて訂正又は利用停止を行わない旨の決定をしたときは、ご本人に対しその旨を通知いたします。なお、個人情報等の訂正又は利用の停止を希望される場合は、当社が定める手続に従っていただく必要がありますので、当社のお問い合わせ窓口までご連絡ください。
    2. 当社は、ご本人から、ご本人の個人情報等について消去を求められた場合、当社が当該請求に応じる必要があると判断した場合は、ご本人からのご請求であることを確認の上で、個人情報等の消去を行い、その旨をご本人に通知します。なお、個人情報等の消去を希望される場合は、当社が定める手続に従っていただく必要がありますので、当社のお問い合わせ窓口までご連絡ください。
    3. 個人情報保護法その他の法令により、当社が訂正等又は利用停止等の義務を負わない場合は、前２項の規定は適用されません。
11. お問い合わせ窓口

    ご意見、ご質問、苦情のお申出その他利用者情報の取り扱いに関するお問い合わせは、下記の窓口までお願いいたします。
    住　所：　東京都千代田区二番町１１－１９　興和二番町ビル２階
    担　当：　株式会社レコードブック 個人情報問い合わせ窓口（コンタクトセンター）
    E-mail：　contact_center@recordbook.jp
    電話　：　050-3196-4610
    受付時間： 平日：9:00～17:00

12. プライバシーポリシーの変更手続き

    当社は、個人情報保護法、マイナンバー法等の改正に応じて、利用者情報の取り扱いに関する運用状況を適宜見直し、継続的な改善に努めるものとし、必要に応じて、本ポリシーを変更することがあります。変更した場合には、ご利用者様に通知いたします。ただし、法令上ご利用者様の同意が必要となるような内容の変更の場合は、当社所定の方法でご利用者様の同意を得るものとします。

制定日：2024年4月1日
株式会社レコードブック
代表取締役　林　岳史